Você chega um dia na empresa e se dá conta que tem uma área de arquivos maior que o espaço que ocupa e isso, se torna um problema. O que fazer? 

Nós temos a resposta: Digitalizar!

Ao longo de nossa vida, seja empresarial seja pessoal todos os documentos eram importantes que tivéssemos cópias ou ainda mantivéssemos originais, sejam despesas com água, luz ou ainda o contrato da empresa, entre outros. Isso tudo faz parte de um passado bem recente e ao longo da última década estamos cada vez mais adotando práticas para minimizar ou até extinguir os documentos impressos mantidos fisicamente.

E quais são os benefícios de não termos documentos impressos arquivados fisicamente?

Espaço físico ? a empresa não investirá mais em arquivos e estantes e ainda terá espaço disponível para uso em outros fins.

Organização ? ao escanear e colocar em ordem e critérios que atendam ao usuário a empresa ganha com maior produtividade e economia de tempo.

Envio - não será necessário despachar documentos com gastos de envio e deslocamento, pois poderá enviá-los por e-mails ou mesmo usando ferramentas como WhatsApp.  

 

Os documentos digitais (gerados em ambiente virtual)  e os documentos escaneados (digitalizados) são a mesma coisa?

Os documentos digitais são aqueles concebidos em um ambiente virtual e são verificáveis quando trazem uma chave de verificação que garante autenticidade ao documento e portanto têm  validade jurídica.

Hoje boa parte dos órgãos públicos emitem documentos com chaves de fácil verificação da idoneidade por parte do consumidor, sejam pessoas físicas ou jurídicas. Um exemplo rotineiro é o Danfe (documento auxiliar de nota fiscal eletrônica)  que acompanha todas as compras de mercadorias. Todos os Danfes possuem uma chave de acesso que garantem ao consumidor verificar sua veracidade. A chave de acesso é formada por uma sequência de 44 números, os quais representam vários dados que identificam a nota fiscal e a empresa emitente.

Faça a consulta de sua nota fiscal eletrônica no portal NFe.

Os meus documentos ainda estão no papel. O que posso fazer, pois quero mais espaço na minha empresa? 

Foi publicado em 18 de março de 2020 o Decreto n. º 10.278 que veio regulamentar a digitalização de documentos públicos e privados a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. 

Quais são as pessoas que podem usufruir dessa essa regulamentação?     

Por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e

Por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas físicas para comprovação perante (i) pessoas jurídicas de direito público interno; ou (ii) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas físicas.

 

Mas atenção, o Decreto não se aplica a:

•   documentos produzidos originalmente em formato digital;
•   documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
•   documentos em microfilme;
•   documentos audiovisuais;
•   documentos de identificação;
•   e documentos de porte obrigatório.

 

E quais são as regras para digitalizar os documentos para que tenham validade?

O Decreto estabelece algumas regras gerais de digitalização, tanto nos casos que envolvem entidades públicas, como nos casos que envolvem entidades particulares. 

• Nos termos da norma, os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização, a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, ou seja, o conteúdo do documento deve ser mantido na íntegra, nos moldes do documento original;
• a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados, ou seja, os procedimentos utilizados para digitalização dos documentos devem ser passíveis de sofrer rastreamentos e eventuais auditorias pelas autoridades competentes;
• o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
• a confidencialidade, quando aplicável; e
• a interoperabilidade entre sistemas informatizados, de modo que, uma vez digitalizado, o documento possa ser adequadamente lido por outros sistemas de informática.

 

Algumas regras a mais

• Para entidades públicas:

Dentre outras questões, ficou definido que os documentos deverão seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I, além de conter no mínimo, os dados especificados no Anexo II. Para ter acesso aos Anexos I e II, acesse o portal Gov.br.

• Para particulares

Quanto as digitalizações entre particulares, qualquer meio de comprovação de autoria, desde que com integridade e confiabilidade e importa que seja escolhido os requisitos em comum acordo entre as partes.

• Realização do processo de digitalização

O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico, ou por terceiros, entretanto, em qualquer dos casos, caberá ao possuidor a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização.

• Descarte após digitalização

Após o processo de digitalização, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresentar conteúdo de valor histórico.  

• Manutenção e preservação dos documentos digitalizados

 

Assegurar a proteção dos documentos contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados.

Indexar  os dados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado, bem como a conferência do processo de digitalização adotado. 

Preservados, no mínimo, até o encerramento dos prazos legais para eventuais questionamentos administrativos ou judiciais dos direitos a que tais documentos se referem.

E então ficou fácil ou ainda tem dúvidas? Vamos ajudá-lo com dois exemplos:

Exemplo 1 -  Alugou um imóvel para montar sua empresa? Fez um contrato de locação e ele está arquivado?

Digitalize-o e guarde ele por 3 anos. Por que? Porque o código civil prevê que o prazo para cobrança de aluguéis é de 3 anos, portanto esse é o prazo que deve preservar o documento original, após esse período pode descartá-lo.

Exemplo 2 ? contrato de trabalho que você assinou como empregador por prazo determinado de seis meses

Nesta hipótese, para descartar o documento, seria necessário aguardar o encerramento do prazo do contrato e, ainda, o prazo concedido a você e ao empregado para ajuizar eventual ação trabalhista, em termos gerais 2 anos, mas também em alguns casos 5 anos.

Afinal, vale a pena digitalizar todos os documentos de sua empresa?

Em nossa avaliação com certeza é vantajoso para as empresas, pois esse processo irá desburocratizar, reduzir custos, permitir maior controle e evitar as perdas que os documentos físicos apresentam pois deterioram-se ao longo do tempo.

E termos em mente que o avanço tecnológico veio para somar e auxiliar e essa realidade do mundo digital está cada vez mais presente, precisamos tomar atitudes de gestão pensando nisso.